Conheça as ferramentas para ajudar na gestão e comunicação da sua equipe em home office na quarentena

Devido a pandemia do novo Coronavírus, a maioria das empresas, por precaução e cuidado aos colaboradores, estão aderindo um meio mais seguro de trabalho, o home office na quarentena. Muitos empregadores já contratavam funcionários para trabalharem em casa por ser menos custoso e por proporcionar mais produtividade e qualidade aos empregados. No entanto, com a nova situação do país, essa prática se tornou inevitável, visto que, o mais adequado é, se possível, fazer o home office. Embora a empresa não possa gerir os colaboradores pessoalmente, é preciso manter o controle, a qualidade e produtividade das tarefas. Essa gestão é um novo desafio para companhias que não estão familiarizadas com essa prática e que precisam se adaptar a essa nova realidade. Pensando nisso, iremos te ajudar a gerenciar uma equipe home office. Vamos lá? 

Facilite a comunicação 

A empresa precisa oferecer um meio de comunicação tanto para os colaboradores entre si, quanto para o Recursos Humanos, pois diferentemente do escritório em que o funcionário possui acesso presencial ao seu gestor, com o home office esse contato se torna restrito ao meio virtual. Por isso, é importante manter um eficiente meio de comunicação e para facilitar esse contato existem algumas ferramentas gratuitas como o Slack que funciona como um chat online para toda a equipe, além de permitir o envio de arquivos.  

Além disso, é importante determinar estimativas sobre o tempo de resposta de e-mails ou chats entre 30 minutos, por exemplo. Desse modo, a comunicação será mais ágil, aumentando a produtividade da equipe. 

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Tenha um horário fixo 

Com um horário fixo para a realização das tarefas, é possível proporcionar maior comprometimento ao colaborador para entrega das atividades, visto que ele estará mais empenhado para finalizar os deveres dentro do prazo, fazendo com que a equipe seja mais produtiva. Lembrando que já existem aplicativos de ponto online como o Genyo que facilita o controle dos horários de trabalho e almoço para auxiliar tanto os gestores e o recursos humanos e também o próprio funcionário. 

Faça reuniões  

As reuniões semanais são interessantes para analisar tanto a produtividade, qualidade do trabalho, desempenho dos funcionários quanto a satisfação deles. Esses encontros podem facilitar essa interação virtual e falar sobre as atividades designadas a cada um da equipe. Além disso, as reuniões servem para promover aos colaboradores a sensação de pertencimento a empresa e a importância da contribuição de cada um para o crescimento da companhia. Com essa interação podem despertar mais motivação e engajamento para a sua equipe. O Zoom é uma ferramenta gratuita que permite webconferências, facilitando mais ainda as reuniões com os seus funcionários. 

Gerencie tarefas  

Para gerenciar uma equipe no home office é preciso ter o controle de todas as atividades que os funcionários precisam fazer, o que está em andamento e o que já concluíram. Assim, é possível se organizar e ter um acompanhamento melhor sobre as tarefas da equipe. O Trello é uma ótima ferramenta para ajudar no gerenciamento de tarefas e garantir o controle sobre a produção de cada colaborador.